Udskriv Trafik- og Teknikudvalget

Mandag den 19.09.2016 kl. 16:30
Sagsnr.: 77
Vis dagsorden

Opfølgning på praksis- og procedureændringer i byggesagsbehandlingen

 

Beslutning

 

Til efterretning.

Gennemgang af sagen

Trafik- og Teknikudvalget drøftede på mødet 18.01.2016, punkt 5, behovet for ændring af praksis og procedurer i byggesagsbehandlingen på baggrund af Statsforvaltningens afgørelse samt advokatundersøgelsen vedrørende byggetilladelse på Tobaksvejen 2A, matr.nr. 90 Gladsaxe.

Trafik- og Teknikudvalget besluttede følgende:

1. at der fremover konsekvent gennemføres partshøringer i byggesager ved store byggerier med markante ændringer af nærmiljøet,

2. at forvaltningen arbejder målrettet på, at kommende større byggeriers skyggevirkning illustreres i 3D-visning,

3. at der udarbejdes procedurer, der sikrer, at processen omkring endelig godkendelse af projektmateriale aftales med ledelsen med henblik på at sikre acceptabel tid til granskning,

4. at der i forlængelse af en betydelig vejlederindsats i sagsbehandlingen inddrages alternativ sagsbehandler i gennemgang af ansøgningsmaterialet med henblik på at sikre kvalitet og habilitet, og at det sikres, at alternativ sagsbehandler underskriver byggetilladelsen,

5. at byggesager for store byggerier forelægges Trafik- og Teknikudvalget på skitsestadiet, og

6. at en status for praksis på området forelægges udvalget efter sommerferien.

I det følgende giver By- og Miljøforvaltningen en status (jf. punkt 6) på arbejdet med praksis og procedureændringer:

Ad 1. Ved store byggerier med markante ændringer i nærmiljøet, herunder byggerier som ikke giver anledning til dispensation fra lokalplanen, gennemfører forvaltningen fremadrettet partshøring i sagsforløbet med henblik på at sikre, at alle relevante parter kommer til orde. Dette sker, når forvaltningen vurderer, at der er parter, der kan have væsentlig individuel interesse i det ansøgte.

Kræver et projekt dispensation fra lokalplan eller byplanvedtægt, er der i planloven fastlagt procedure for naboorientering. Ud over denne vurderer By- og Miljøforvaltningen, om der skal partshøres i henhold til Forvaltningsloven. Forvaltningslovens bestemmelser omkring partshøring finder også anvendelse ved høringer i forbindelse med afvigelser fra byggeretten (Bygningsreglement BR2015).

Overvejelser vedrørende partshøring eller ikke partshøring efter forvaltningsloven eller eventuel naboorientering og lignende noteres på sagen.

I den forløbne periode har forvaltningen haft forøget fokus på, at det i alle sager vurderes, om der er parter, der kan have en væsentlig individuel interesse i den pågældende afgørelse. Forvaltningen har derfor foretaget flere partshøringer i forbindelse med vurderinger af byggeretten i henhold til Bygningsreglement BR2015 kapitel 2. Tilsvarende har forvaltningen haft øget fokus på at vurdere eventuel partshøring i de sager, hvor der sker en ændring af ejendommen, der kan påvirke naboerne. Det samme gælder, hvor der er ansøgt om noget, der ikke var umiddelbart forventeligt. For eksempel udvidelse af et legepladsområde ved daginstitutionen på Højmarksvej.

 Ad 2. Flere og flere rådgivere arbejder i 3D projekteringsprogrammer, som nemt kan illustrere skyggeforholdene. Derfor vil forvaltningen forelægge de relevante skyggediagrammer herfra. Som regel sker dette i forbindelse med lokalplanlægningen. I særlige tilfælde kan forvaltningen vælge selv at illustrere forholdene i 3D eller forelægge 2D grafik fra projektudvikler. Hvis skyggeforholdene ikke er behandlet i forbindelse med lokalplanlægningen, vil forvaltningen fremover i forbindelse med byggesagsbehandlingen bede om, at bygherre udarbejder 3D modeller til vurdering af eventuelle skyggegener. Den vurdering som forvaltningen foretager i forbindelse med sagsbehandlingen, lægges enten på sagen som selvstændigt notat, eller indarbejdes i afgørelsen.

I perioden har forvaltningen anmodet om, at bygherren fremlagde skyggediagrammer i forbindelse med ansøgning om udbygning af MOEs hovedkvarter.

Ad 3 og 4. Det følger af blandt andet vækststrategien, at Gladsaxe Kommune ønsker at være en seriøs og relevant samarbejdspartner, og at vi vil udvikle vores myndighedsrolle og sætter en ære i at have en kort sagsbehandlingstid på byggesager.

Har Bygherre behov for en hurtig og smidig proces, tilbyder forvaltningen, at dette kan dette ske ved, at forvaltningen inddrages i bygherrens planer på et tidligt tidspunkt: Der aftales et forløb for den forestående myndighedsbehandling, hvor der anvendes de muligheder, som Bygningsreglementet foreskriver, for forhåndsdialog. Delbyggetilladelser kan også anvendes i dette øjemed.

Bygningsreglementet angiver, at kommunen kan afholde forhåndsdialog med Bygherre eller dennes repræsentant (BR2015 kap. 1.9.). Forhåndsdialogen har til hensigt at afklare for eksempel dokumentationskrav, aftale tidsplan, eller vejledning omkring bestemmelserne.

Forhåndsdialogen med ansøger og ansøgers rådgiver foregår og rammesættes som en myndighedsdialog, og ikke som en del af Bygherres projekteringsforløb. Rammerne for møderne er, at Bygherre og dennes rådgivere kan få en løbende dialog med forvaltningen om deres projekt, og at forvaltningen kan vejlede om lovgivningen og henlede Bygherre på særlige problemstillinger for byggeriet i det påtænkte område. Forhåndsdialogen er ikke projekteringshjælp.

Forhåndsdialogen er blevet et mere anvendt redskab i de senere år. Dette er blandt andet en udløber af, at bygningsreglementerne er gået fra materielle krav (konkrete krav om for eksempel varmeisolering) til funktionskrav, hvor det er helheden (samlet energiforbrug), der skal vurderes. Det kan derfor være svært for ansøger at læse Bygningsreglementet og finde ud af, hvilken dokumentation der skal vedlægges en ansøgning om byggetilladelse. Der er sjældent to byggesager, der er ens, og derfor er forhåndsdialogen et godt redskab til at kunne få startet en byggesag godt op.

Forvaltningen har en indarbejdet praksis omkring større byggesager, hvor der udnævnes en primær sagsbehandler som varetager dialogen med Bygherre. Den primære sagsbehandler drøfter aftaler om særlige forløb med ledelsen og i forbindelse med dette aftales det, om tilladelser og afgørelser skal kvalitetssikres og godkendes af teamleder eller en anden byggesagsbehandler, inden afgørelsen sendestil ansøger.

I regi af 4K samarbejdet udarbejder forvaltningen procedurebeskrivelser i en såkaldt ’vidensbog’, sammen med de tre andre kommuner (Gentofte, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal). Dette arbejde skal sikre et samlet, ensartet og nemt tilgængeligt administrationsgrundlag. Det særskilte projekt med vidensbogen er planlagt afsluttet med udgangen af 2016.

Ad 5. Den eksisterende praksis med at orientere udvalget om store byggerier, så snart forvaltningen får kendskab til byggeriet, fastholdes som et væsentligt element i den politiske proces.

I den forløbne periode er Trafik og Teknikudvalget blevet orienteret om væsentlige kommende byggeprojekter på Bagsværdlund og MOE (Buddingevej 272-278)

By- og Miljøforvaltningen indstiller,

 

  1. at sagen tages til efterretning.

Bilag

 

 

Relateret behandling

 

 

Vis dagsorden